Прием и распределение входящих звонков, электронной почты. Встреча/прием гостей и посетителей, подача чая/кофе. Организация и подготовка переговорных для встреч. Контроль за содержанием переговорной комнаты (чистота, наличие канцтоваров, чая, кофе и пр.). Организация командировок сотрудников (заказ билетов, бронирование гостиниц). Ведение проекта мобильной связи для сотрудников (прикрепление, открепление к обслуживанию) решение вопросов с роумингами, контроль счетов. Работа с оргтехникой (ксерокс, сканер, факс, прием и распределение звонков, электронных писем, в том числе фильтрация спама - звонков и писем (эл. почты). Организация и ведение делопроизводства: сканирование, копирование, брошюрование, прием, регистрация и распределение документов по исполнителям и сотрудникам, сшивка, рассылка. Прием, регистрация, хранение входящей/исходящей корреспонденции. Отправка/прием корреспонденции. Проверка наличия почтовых отправлений. Заполнение баз данных (например: контакты контрагентов, контакты сотрудников и т.п.). Ведение деловой переписки. Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ и отслеживание наличия канцтоваров, хозтоваров, воды и их распределение. Организация курьерской доставки корреспонденции. Получение на почте и отправление корреспонденции почтовыми службами. Заказ пропусков для входа и въезда на территорию, заказ такси. Выполнение административных поручений руководства. Контроль за порядком и чистотой в офисе, контроль работы служб клининга и т. д. Решение любых административно-хозяйственных вопросов, связанных с работой офиса. |